PA til to ledere – stærk i kalenderstyring og administration

Moment søger på vegne af Københavns Universitet en erfaren PA, der er stærk i kalenderstyring, har et skarpt administrativt overblik og trives med at være den, der får hverdagen til at hænge sammen.

Har du praktisk erfaring med at styre kalendere for ledere? Er du virkelig stærk i Outlook, god til PowerPoint og vant til at håndtere mange forskellige hensyn på én gang? Og har du både overblikket og gennemslagskraften til at tage fat i andre, når noget i kalenderen eller planlægningen ikke hænger sammen?

Så er det måske dig, vi søger.

Rollen:

Som PA bliver du en vigtig administrativ støtte for to ledere. Du får en alsidig rolle, hvor kalenderstyring, koordinering og en bred vifte af administrative opgaver går hånd i hånd.

En væsentlig del af jobbet er at sikre, at de to lederes kalendere fungerer godt, og at deres tid bliver planlagt hensigtsmæssigt. Du skal kunne se mere end den enkelte mødeinvitation og have blik for helheden. Det indebærer blandt andet, at du koordinerer kalendere på tværs og har særligt fokus på samspillet med andre kalendere.

Du skal også være den, der reagerer, hvis en kalender eller planlægning begynder at give udfordringer. Hvis du kan se, et møde vil skabe problemer, skal du ikke være bange for at række ud til de relevante personer. Du skal kunne tage dialogen, foreslå alternativer og få kabalen til at gå op – også når det kræver, at du udfordrer en eksisterende aftale.

Samtidig får du en bred administrativ rolle, hvor du blandt andet skal understøtte ledergruppen og sektionslederne med mødeforberedelse, præsentationer, dagsordener og andre administrative opgaver. Du skal derfor både kunne tænke fremad, skabe struktur og få de konkrete opgaver sikkert i mål.

Dine primære opgaver:

Dine opgaver vil være en kombination af kalenderstyring, koordinering og administrativ understøttelse af ledergruppen.

Du kommer blandt andet til at:

• Varetage kalenderstyring for to chefer og koordinere ud fra dette

• Planlægge og tilpasse møder med blik for prioritering, timing og sammenhæng

• Tage dialogen når en kalender giver udfordringer, og finde løsninger, der får det til at hænge sammen

• Forberede og koordinere områdemøder

• Udarbejde udkast til PowerPoint-præsentationer, ledelsesmateriale, dagsordener og referater

• Varetage forskellige løbende administrative opgaver for ledergruppen og sektionslederne

• Eventuelt løse ad hoc-opgaver inden for ejendomsadministration

Der vil være et ugentligt møde, hvor opgaver og prioriteringer gennemgås, så du ved, hvad der skal have fokus.

Din profil:

Vi leder efter en profil, der er vant til at arbejde tæt på ledere og håndtere en hverdag, hvor planer og prioriteringer kan ændre sig. Du behøver ikke have mange års erfaring, men det er afgørende at du har praktisk erfaring med kalenderstyring for andre.

Vi forestiller os, at du:

• Er stærk i Outlook og har solid erfaring med kalenderstyring

• Har erfaring med PowerPoint og Microsoft Office-pakken

• Arbejder struktureret og systematisk

• Har et stærkt overblik og kan holde styr på mange forskellige hensyn

• Er vant til at begå dig i et professionelt kontormiljø

• Er selvkørende og tager ansvar for at få opgaverne løst

• Kommunikerer sikkert og imødekommende – både skriftligt, mundtligt og telefonisk på dansk

• Er god til at samarbejde og skabe relationer på tværs, med den positive tilgang som omdrejningspunkt

• Har mod på at række ud og tage den nødvendige dialog, når noget skal ændres eller prioriteres anderledes
  

Du skal med andre ord have et højt refleksionsniveau og kunne se, hvad der er vigtigt – men samtidig være helt nede på jorden og have lyst til at løse det administrative arbejde.

Sekretær- eller PA-erfaring er en fordel, men bestemt ikke et krav. Erfaring med Statens Digitale Indkøb (SDI) er ligeledes en fordel, men ikke et krav.

Teamet og din opstart:

Du bliver en del af to afdelinger, Plan og Byggeri. Plan har ca. 30 medarbejdere og Byggeri har ca. 20 medarbejdere, der er hjemhørende på Vor Frue Plads. Samlet er der tre koncernenheder og tæt samarbejde med yderligere tre campus-byggeri-områder, og der er derfor et tæt samarbejde på tværs.

Vi lægger vægt på, at du får en god start. Derfor bliver der lagt en konkret opstartsplan, som sikrer, at du bliver godt introduceret til opgaver, arbejdsgange og organisationen. Du får desuden en leder og en sparringspartner, der gør at du altid har en at gå til i din oplæringsperiode.

Det praktiske:

Opstart: hurtigst muligt

Varighed: Til d. 31/12 2026 – med mulighed for forlængelse

Arbejdssted: Vor Frue Plads 4, 1171 København K

Antal timer pr. uge: 37

Arbejdstid: indenfor normal kontortid

Hjemmearbejde / fleksibilitet: efter endt oplæring, vil der være mulighed for at arbejde hjemmefra 1-2 dage om ugen, efter aftale med nærmeste leder

Frokost: der er kantine på arbejdspladsen

Løn: 249,81kr. pr. time