Vil du være sekretær for rektor på Aalborg Universitet?

På vegne af Aalborg Universitet søger vi en erfaren og engageret sekretær. Som sekretær for rektor, får du en central rolle i universitetets øverste ledelse, hvor du bliver ansvarlig for at sikre en velfungerende og effektiv hverdag gennem professionel koordinering, planlægning og administration. Du bliver en del af Rektorsekretariatets forkontor og arbejder tæt sammen med sekretærerne for den øvrige direktion.
Her bliver du en del af et stærkt team med erfarne og hjælpsomme kolleger, som sørger for en grundig oplæring og løbende sparring.


Dine primære arbejdsopgaver:

• Planlægning og koordinering af rektors kalender, møder og øvrige aktiviteter, så hverdagen forløber effektivt og struktureret.

• Booking og administration af tjenesterejser, herunder bestilling af transport og hotel, rejseafregning samt koordinering af de praktiske detaljer omkring rejseaktivitet.

• Daglig administrativ understøttelse af rektor, herunder mailhåndtering, prioritering af henvendelser og forberedelse af møder.

• Praktisk planlægning og koordinering af bestyrelses- og direktionsmøder, herunder mødemateriale, opfølgning og samarbejde med interne og eksterne interessenter.

• Løbende administrativ opgaver i Universitets systemer

Stillingen kræver, at du trives i en hverdag, hvor opgaverne løbende ændrer sig, og hvor du selv tager initiativ til at finde løsninger.
Du bliver en vigtig sparringspartner i planlægningen af rektors hverdag og skal kunne navigere sikkert mellem mange forskellige opgaver og interessenter.


Vi forestiller os, at du:

• Har erfaring som sekretær eller fra en tilsvarende administrativ stilling på højt organisatorisk niveau.

• Arbejder selvstændigt, tager initiativ og formår at skabe struktur og overblik – også når hverdagen er præget af skiftende opgaver og korte deadlines.

• Er serviceminded og har en naturlig evne til at samarbejde med både ledelse, kolleger og eksterne samarbejdspartnere.

• Behersker både dansk og engelsk på et højt niveau, både mundtligt og skriftligt, og kommunikerer professionelt.

• Har erfaring med administrative IT-systemer eller lærer nye systemer hurtigt.

Praktisk information

Opstart: Hurtigst muligt
Varighed: 6 måneder
Timer: 37 timer om ugen, fordelt på mandag-fredag indenfor normal kontortid.
Løn: Efter kvalifikationer
Lokation: Aalborg Universitet, Fredrik Bajers Vej 7K, 9220 Aalborg

Kan du se dig selv i ovenstående? så tøv ikke med at send en ansøgning allerede idag!
Vi glæder os til at høre fra dig.