Jobbet

Som Direktionssekretær hos Danmarks Meteorologiske Institut, bliver det dit ansvar at koordinere og planlægge, så alle deadlines overholdes og følge op på alle områder, så intet bliver tabt på gulvet. Du vil få en central rolle i en omskiftelig hverdag, hvor du jonglerer med mange forskellige bolde i luften. Du får en bred kontaktflade i organisationen og arbejder tæt sammen med DMIs ledelse i dagligdagen.

Dine opgaver som omfatter bl.a.

• Direktionsbetjening af DMIs direktør og de dertilhørende SVPs.
• Kalenderstyring, mødebooking og mødeforplejning
• Mødemateriale (gennemgå, indhente og lægge i F2 Manager til direktionen).
• Kalenderstyring for hus møder
• Ledelses- og direktionsseminar
• Mange ad hoc-opgaver. Hvad der lander i direktionssekretariatet fra medarbejdere, ledelsen eller direktionen.

Fælles for opgaverne er, at de stiller krav til såvel selvstændig opgavevaretagelse som til at kunne skabe resultater i tæt samspil med ledelse, kolleger og samarbejdspartnere.

Om dig

Du skal være fortrolig med at håndtere store mængder henvendelser, dokumenter og mødemateriale. For at lykkedes i rollen er det desuden vigtig at du er god til at planlægge og have helhedsoverblikket, så du nemt ser hvad der er behov for lige nu, og hvor du skal prioritere din tid. Direktionssekretariatet vægter godt samarbejde og holdånd meget højt, hvorfor det er vigtigt at du er typen der bidrager til den gode stemning og kommer med et positivt mindset for dagen. Du skal desuden være god til at kommunikere og samarbejde på tværs, da jobbet kommer med en stor berøringsflade.

Derudover lægger vi vægt på, at du:

• er servicemindet og struktureret
• kan holde mange bolde i luften og bevare et køligt overblik
• har et godt humør og trives i en travl hverdag
• er proaktiv og tænker i løsninger
• har erfaring med at navigere i IT-systemer

Det er en fordel hvis du har erfaring med IT-systemet, F2 Manager, men dette er ikke et krav.

Der kan være flere veje ind i stillingen og din uddannelse er ikke afgørende. Vigtigst er, at du har erfaring fra en lignende stilling og kan se dig selv arbejde med ovenstående opgaver.

Praktisk

Din arbejdsplads bliver hos Danmarks Meteorologiske Institut, på adressen, Lyngbyvej 100, 2100 København.

Arbejdstid: 37 timer ugentligt, inden for normal kontortid.

Opstart vil være hurtigst muligt, og vikariatets varighed vil være frem til udgangen af december, med mulighed for forlængelse, eller fastansættelse.

Løn: Attraktiv løn efter kvalifikationer

Moment varetager første del af ansættelsesprocessen, hvor efter der vil være en personlig samtale hos Danmarks Meteorologiske Institut d. 09/08-23, og 11/08-23, hvor det forventes du kan deltage.