Instituttet søger en administrativ medarbejder til administration og drift af ph.d. skolen, som løbende har tilknyttet ca. 70 til 80 ph.d.-studerende. Ph.d. skolen ledes af ph.d. skolelederen samt et ph.d. udvalg bestående af en gruppe forskere og studerende.

Om stillingen

DTU’s nye ph.d.-koordinator indgår i instituttets administration, som består af 10 medarbejdere. Du vil referere til den administrative leder og fungere som bindeled mellem lederen af ph.d.-skolen og den centrale ph.d. administration på DTU.

Dine primære arbejdsopgaver vil være:

• Ledelsesbetjening af ph.d.-skoleleder og ph.d.-udvalg herunder sagsfremstilling, referater og kvalitetssikring af materiale i forbindelse med de månedlige møder.
• Sagsbehandling og opfølgning på ph.d.-udvalgets og ph.d.-skolelederens beslutninger.
• Løbende formidling af regler og vejledninger til instituttets ph.d.-studerende, ph.d.-vejledere og administrative medarbejdere i instituttets afdelinger.
• Administrativ støtte og vejledning i forbindelse med de enkelte ph.d.-forløb, herunder indskrivning, bedømmelsesudvalg og bedømmelser.
• Vedligehold og rapportering af nøgletal for ph.d.-området, inkl. status for ph.d.-bestand og optag mv.

Om dig

For at opnå succes i rollen, skal du gerne have et forudgående kendskab til de relevante lovmæssige bestemmelser, herunder erfaring med administration af ph.d. området. Derudover at du trives i et internationalt vidensmiljø, hertil berhersker dansk og engelsk, både mundtligt og skriftligt på professionelt niveau. Du kommer til at fungere som instituttets "go to" person i relation til ph.d.-administration, hvorfor det er vigtigt, at du har erfaring indenfor p.hd området, er serviceminded, udadvendt og god til at holde overblikket i pressede situationer.

Da du skal arbejde med administrative og praktiske opgaver, og ligeledes have ansvaret for instituttets ph.d-forsvar, samt planlægning og gennemførelse af årlige arrangementer. Ses det gerne at du er, detaljeorienteret, kvalitetsbevidst og følger de enkelte sager til dørs. Ydermere at du har erfaring med, eller interesse for at arbejde med digitaliserede administrative processer.

Herudover kan du genkende dig selv i følgende:

• Du er god til at organisere processer og kan lide at drive dem fremad.
• Du trives med at eksekvere præcis og rettidig sagsbehandling.
• Du forstår at korte problemstillinger ned til det væsentligste og forfatte budskaberne skriftligt og mundligt.
• Du har interesse for at udvikle og gennemføre en effektiv administration.
• Du drager til et godt og positivt arbejdsmiljø.

Hvad tilbyder vi dig

Gode arbejdsvilkår og kolleger på en international arbejdsplads, der tilbyder faglige udfordringer, og hvor arbejdsdagene sjældent er ens. På DTU bliver du en del af en af Europas førende forsknings- og uddannelsesinstitutioner. Du kan se frem til at få en udfordrende og udviklende arbejdsplads med høj faglighed. Vi sørger selvfølgelig for, at du får en god introduktion til opgaver og løbende sparring samt kompetenceudvikling.

Praktisk

Der er opstart hurtigst muligt og selve vikariatet løber som udgangspunkt i 2 måneder, med mulighed for forlængelse.

Vikariatet er fuldtid på 37 timer pr. uge.

Arbejdstiderne er inden for normal kontortid.

Arbejdssted: DTU, Lyngby.

Attraktiv timeløn efter kvalifikationer.

Moment varetager første del af rekrutteringsprocessen, hvorefter der vil være en personlig samtale med DTU.